My image

HR Executive System solution

(www.hristhai.com, E-mail: hristhai.com@gmail.com, Tel: 081-9937077)

Re-Process, Job & Organization Structure

Time to Change "ถึงเวลาเปลี่ยนแปลง"

จากสถานการณ์ โควิด 19 ในครั้งนี้ หลายธุรกิจจำเป็นต้องเลิกกิจการ หลายธุรกิจสูญเสียรายได้จำนวนมาก หลายองค์กรจำเป็นต้องลดขนาด จำเป็นต้องปลดพนักงาน และแม้หลายองค์กรอาจยังไม่ได้รับผลกระทบมากนัก แต่สิ่งที่ผู้บริหารทุกองค์กรตระหนักเป็นอย่างดี ก็คือ องค์กรเราจะทำแบบเดิมๆไม่ได้อีกต่อไป เพราะอานาคตหลังจากนี้ ไม่ว่าธุรกิจใดๆ ทุกสิ่งจะไม่เหมือนเดิมไปตลอดกาล

ดังนั้นถึงเวลาที่ทุกองค์กรจำเป็นต้องปรับตัว ทำอย่างไร ให้องค์กรมี Productivity สูงสุด ใช้ทรัพยากรน้อยที่สุด ใช้คนคุ้มค่าที่สุด เพราะเราจะปล่อยให้เกิดการสูญเสียแฝงในองค์กร ไม่ได้อีกต่อไป และสถานการณ์นี้ นี่คือโอกาสของทุกองค์กร ในการปรับใหญ่ จะ Re-Engineering, Re-Structure, Re-Process หรือแค่ Improvement ก็ขึ้นกับ สถานการณ์ความจำเป็นของแต่ละองค์กร

คำถามสำคัญคือ สิ่งที่เราทำอยู่จะพาองค์กรไปต่อในอนาคตได้หรือไม่ กระบวนการที่เราทำอยู่ มีประสิทธิภาพสูงสุดหรือยัง เครื่องมือเทคโนโลยีของเราดีพอ แข่งขันในอุตสาหกรรมได้หรือยัง และ บุคลากรของเราได้จัดสรร พัฒนาให้เขาทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพหรือยัง

Vision, Mission & Objective Review

สิ่งแรกที่องค์กรต้องทำคือ วิเคราะห์และกำหนดทิศทางองค์กร วิเคราะห์สถานการณ์ธุรกิจ ปัจจัยแวดล้อม มองความเป็นไปได้ของธุรกิจ แล้วกำหนดวิสัยทัศน์กันใหม่ หลังจากนั้นค่อยมาไล่ทีละส่วนว่า เพื่อจะตอบโจทย์วิสัยทัศน์นั้นๆ เราต้องมีพันธกิจด้านใดบ้าง จากนั้น วิเคราะห์และกำหนดกลยุทธ์องค์กรและกลยุทธ์ธุรกิจ ที่จะช่วยให้เราบรรลุวิสัยทัศน์ และทั้งหมดต้องถูกกำหนดเป็น Objective และ Goal/OKRs ให้ชัดเจน เพื่อที่จะมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบต่างๆต่อไป

Re Process Job & Organization

หลังจากที่เรากำหนดทิศทาง วิสัยทัศน์ พันธกิจ กลุยทธ์และเป้าหมายหลักของธุรกิจแล้ว ก็ต้องมีการทบทวนว่า จริงๆแล้วเรามีขั้นตอนกิจกรรมอะไรบ้างที่สำคัญอะไรบ้าง ข้อสำคัญคือ ต้องลองคิดใหม่ วาง Process กันใหม่ อะไรที่จำเป็นอะไรไม่จำเป็น เพราะ ขั้นตอนที่ออกแบบ ต้องกระชับที่สุด มีประสิทธิภาพสูงสุด จากนั้นค่อยมาวิเคราะห์ทรัพยากรที่ใช้รวมถึงบุคลากร ซึ่งทรัพยากรและบุคลากรที่จะใช้ จะมีจำนวนมากน้อยขึ้นกับปริมาณงานตามเป้าหมาย และศักยภาพของเครื่องมือ เทคโนโลยี และความสามารถบุคลากร จากนั้นค่อยมาจัดกลุ่มการทำงาน เพื่อนำไปสู่การวางโครงสร้าง ว่า ที่จำเป็นจริงๆ โครงสร้างเราควรเป็นแบบไหน ที่มันต้อง ไม่เทอะทะ ซับซ้อนแบบเดิม

Review Main Job

การวิเคราะห์กำหนด Process, Main Job และโครงสร้างขององค์กร ข้อสำคัญคือ ในช่วงสถานการณ์วิกฤติแบบนี้ เราต้องทำความเข้าใจให้ตรงกันในองค์กรตั้งแต่ต้นก่อนว่า สถานการณ์แวดล้อมเปลี่ยนตลอดเวลา กิจกรรมของเราก็ต้องสามารถปรับได้ตามสถานการณ์ตลอดเวลาเช่นกัน ซึ่งสิ่งที่กำหนดจะต้องมีทั้ง Job พื้นฐานของธุรกิจ และ Job ที่ปรับตามกลยุทธ์ ซึ่งในส่วนนี้การใช้ Software ที่ปรับเปลี่ยนกลยุทธ์, หน้าที่, เป้าหมายและการมอบหมายเป้าหมาย ได้ตามสถานการณ์เป็นหัวใจสำคัญ เพราะหลายองค์กร อาจต้องมีการปรับธุรกิจกันอีกหลายครั้งในช่วงนี้ โจทย์สำคัญคือ ปรับอย่างไรให้เข้าใจตรงกัน ทันสถานการณ์และยังคงประสิทธิภาพในการทำงาน ดีกว่าเดิมหรือไม่แย่ไปกว่าเดิม

Coporate Goal & Job Alignment

หัวใจสำคัญใจการบริหารจัดการองค์กรคือ การกำหนดหน้าที่,เป้าหมายที่ถูกที่ใช่ และการมอบหมายเป้าหมายให้กับผู้รับผิดชอบ ที่เหมาะสม ใช้ทรัพยากรและบุคลากรอย่างเต็มประสิทธิภาพ และปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ และผู้เกี่ยวข้องสามารถรับรู้รับทราบ หน้าที่และเป้าหมายที่ถูกมอบหมายนั้น ชัดเจนไม่สับสน โดยเฉพาะหลายองค์กรที่ต้อง Work From Home จำเป็นต้องมีเครื่องมือสื่อสาร การทำงานในระบบที่ซับซ้อนและใช้ได้กับบุคลากรกรจำนวนมาก ซึ่งระบบนี้จะเป็นตัวช่วยสำคัญในการสื่อสารการทำงานที่ชัดเจน ได้ทุกระดับทั้งองค์กร ผู้บริหารมอบหมาย หน้าที่เป้าหมายที่ปรับได้ตามสถานการณ์ ผู้รับผิดชอบก็สามารถเข้าดูรายการที่ได้รับมอยหมาย และสามารถกำหนดงานย่อยเพื่อมอบหมายให้ทีมต่อไป

Unit Goal & Job Alignment

ในหน่วยงานต่างๆ บุคลากรจะได้รับทราบว่า มีหน้าที่เป้าหมายใดบ้างที่องค์กรมอบหมายมาให้หน่วยงาน พร้อมทั้งยังทราบว่า งานนั้นๆ เพื่อวัตถุประสงค์ใดตอบโจทย์ด้านใดขององค์กร และหน่วยงานต่างๆสามารถกำหนด หน้าที่ ตัวชี้วัด ซึ่งสามารถดูตัวอย่างหรือ import ข้อมูลได้จาก Standard List ที่ระบบมีไว้เป็นแนวทาง เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการทำงาน การมอบหมายงาน และใช้เป็นมาตฐานของหน่วยงาน ในการการกำหนด Jod Description, PI ได้ต่อไปอย่างชัดเจน ง่าย สะดวก และปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์

Unit Job List

ความสะดวกของระบบฐานข้อมูลคือ เราสามารถเลือกดูข้อมูลตามหมวดหมู่ต่างๆ แบ่งตามระดับ หรือหน่วยงาน ซึ่งทำให้เกิดความชัดเจนในการทำงาน รู้ว่างานใดเป็นงานรับผิดชอบร่วม งานใดเป็นงานของหน่วยงาน งานใดเป็นงานกลยุทธ์ งานใดเป็นงานประจำ และยังแบ่งระดับความสำคัญของงาน ได้ว่า งานไหนเป็น Need, Want, Must เพื่อใช้บริหารความสำคัญของงาน ในกรณีที่มีเวลา,ทรัพยากร,บุคลากรมีจำกัด หรือในสถานการณ์ฉุกเฉิน หรือสถานการณ์วิกฤติต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Job PI & Competency Reference

HRISThai.com ยังเปิดฐานข้อมูล พื้นฐาน Job, PI, Competency List ต่างๆต่อผู้เข้าชมทั่วไป ซึ่ง องค์กรต่างๆ สามารถใช้เป็น Reference ข้อมูลในการจัดทำระบบต่าง ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งแน่นอนว่าภายในระบบ ผู้ใช้งานสามารถดึงข้อมูลเหล่านี้ ไปใช้ในส่วนต่างๆของโปรแกรมได้อย่างสะดวกง่ายดาย เพื่อให้การจัดทำระบบขององค์กร สะดวก ง่าย มีประสิทธิภาพและได้ประโยชน์สูงสุด เพื่อที่องค์กรจะสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการ ได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป


Powered by : Business Development Training & Consulting Co., Ltd.
Visit our Website www.bdtc.co.th


Copyright © www.hristhai.com 2020